Czas pracy księgowej i księgowego - jak pilnować terminów

Częste nowelizacje ustaw oraz skomplikowane przepisy – to codzienność działów księgowych firm i biur rachunkowych. Ogrom pracy z jakim zmagają się księgowi, nie sprzyja ciągłemu śledzeniu nowości legislacyjnych. Prowadzenie księgowości w sposób zgodny z prawem, wiąże się jednak z systematycznym wdrażaniem wszystkich wymaganych zmian.

Księgowy musi wiedzieć, do którego dnia miesiąca należy zapłacić VAT, kiedy przesłać zaliczki na podatek dochodowy czy zryczałtowany podatek od przychodów ewidencjonowanych oraz, czy firma rozlicza się miesięcznie, czy kwartalnie. Pośredniczenie między firmami a instytucjami zewnętrznymi, takimi jak banki lub urzędy, również wchodzi w zakres obowiązków na takim stanowisku.

Warto zatem poszukać optymalnych rozwiązań, by ułatwić sobie życie. W dobie powszechnej cyfryzacji wydawać by się mogło, że tzw. papierowy kalendarz księgowej nie jest już czymś powszechnym, a jednak to niezawodne narzędzie, które bardzo skutecznie wspomaga organizację czasu pracy. Pozwala na zgromadzenie wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej jest znaleźć potrzebne adnotacje.

Jak wybrać najlepszy kalendarz dla księgowego?

Jeśli osoba zajmująca się rachunkowością, prowadzi rozliczenia dla wielu firm, to niezbędne staje się wyznaczenie priorytetów, ustalenie kolejności wykonywania obowiązków i później ich bieżąca realizacja. Każdy rozliczający ma swoje sprawdzone narzędzia. Część osób preferuje rozpisywanie zadań na jednej stronie, a inni wolą widzieć harmonogram całego tygodnia. Znakomicie sprawdzi się wtedy kalendarz tygodniowy.

Aby planowanie w kalendarzu miało sens, to trzeba go używać. Jeśli zdarza się, że na początku roku wpisujesz wszystkie istotne terminy, a potem zapominasz o istnieniu kalendarza, to mamy dwie rady. Pierwsza to wyrobienie u siebie nawyku regularnego zaglądania do kalendarza i monitorowania wpisanych zadań. Druga rada to staranny wybór właściwego rodzaju terminarza. Być może najwłaściwsze będzie sięgnięcie po kalendarz biurkowy. Ciężko go przeoczyć ze względu na format, a ustawienie go w eksponowanej części biurka będzie dodatkową mobilizacją do częstego sięgania po takie wsparcie.

Praca w zawodzie księgowego związana jest z dużą odpowiedzialnością, ponieważ wszelkie ewentualne pomyłki dotyczące rozliczeń mają bardzo poważne konsekwencje dla firmy i mogą się wiązać z koniecznością poniesienia wysokich kar finansowych. W związku z tym wielu finansistów bezpiecznie się czuje, zaglądając do swoich zapisków każdego dnia. Dodawanie i aktualizacja nowych zadań wymaga większej ilości miejsca na notatki. Odpowiedzią na tę potrzebę jest kalendarz dzienny. Można go mieć zawsze przy sobie, zmieści się w aktówce czy torbie, a podczas rozmowy z klientem, łatwo po niego sięgnąć.

Dlaczego warto się zdecydować na kalendarz papierowy?

Obecnie mamy bardzo dużo możliwości wyboru pomocnych aplikacji i programów wspierających nas w skutecznym planowaniu. Dlaczego zatem takim zainteresowaniem cieszą się nadal kalendarze papierowe? Głównie decyduje o tym szybkość i prostota w użytkowaniu. Nie trzeba klikać, szukać i niczego uruchamiać. Nie jest również wymagana żadna opłata abonamentowa.

Zatem kalendarz dla księgowej zastępuje kilka dotychczasowych źródeł informacji. Do takich źródeł należą m.in.:

• listy zadań zapisane na luźnych kartkach

• przypomnienia w komórce – łatwo je zignorować

• płatne aplikacje i programy

• maile z rzeczami do zrobienia

• własna pamięć – dobrze czasami odciążyć głowę.