Planowanie w firmie - jak zarządzać czasem przedsiębiorstwa

Zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie pełni kluczową rolę w kontekście efektywnego planowania pracy. Często zdarza się, że jest to aspekt pomijany przez managerów, którzy skupiają się głównie na realizacji wyznaczonych celów. Tymczasem, bez zarządzania czasem trudno mówić o zadowalających efektach i dobrej atmosferze pracy. Jak planować czas w przedsiębiorstwie?

Priorytety i terminy

Zarządzenie czasem opiera się przede wszystkim na wyznaczaniu priorytetów, czyli obowiązków, które należy wykonać w pierwszej kolejności. Zazwyczaj mają one charakter terminowy, co oznacza, że muszą być wypełnione w konkretnym czasie. Nie warto zostawiać ich na ostatni moment, chociażby dlatego, że konkretny projekt może wymagać wprowadzenia poprawek. Bardzo problematyczna okazuje się być nagła nieobecność pracownika, który był odpowiedzialny za wykonanie konkretnego zadania. Dobrze jest zamknąć projekt przynajmniej na dzień przed oddaniem go, aby mieć pewność, że wszystko zostało opracowane w prawidłowy sposób. Oczywiście, w międzyczasie należy także zaplanować pozostałe obowiązki własne oraz członków zespołu, biorąc pod uwagę przede wszystkim możliwości czasowe.

Narzędzia, które ułatwią sprawne zarządzanie czasem

Przedsiębiorcy oraz managerowie powinni sięgnąć po narzędzia, które w znacznym stopniu ułatwią im sprawne zarządzanie czasem pracy. Doskonałym rozwiązaniem będzie kalendarz biznesowy, w którym zanotujemy wszelkie ważne terminy, spotkania czy dodatkowe uwagi. Duży kalendarz A4 Lediberg powinien mieć do swojej dyspozycji każdy manager, a także osoba prowadząca sekretariat. Pozwala bowiem precyzyjnie zaplanować czas pracy własny oraz podwładnych, mając na uwadze wszelkie priorytety i terminy. Każdemu pracownikowi przyda się natomiast kalendarz biurkowy Lediberg, w którym zapisywane będą jedynie sprawy dotyczące konkretnego pracownika. Tego typu kalendarze sprawdzają się w każdej branży, bez względu na to, jaki zakres obowiązków ma dany pracownik, niemniej jednak nie może ich zabraknąć przede wszystkim na biurkach handlowców, specjalistów do spraw obsługi klienta, sekretarek czy księgowych. Kalendarz stanowi doskonałe narzędzie do zarządzania czasem w przedsiębiorstwie, bowiem zawsze jest on pod ręką, a w dodatku bez większego problemu wprowadzimy do niego zmiany w harmonogramach.

Kto odpowiada za zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie?

Zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie to niewątpliwie zadanie dla managerów działów, którzy kontrolują pracę poszczególnych członków zespołu. W mniejszych firmach w ich rolę wchodzi właściciel, który zarządza przedsiębiorstwem jako całością. Nie możemy jednak zapomnieć o roli pracowników, którzy we własnym zakresie planują obowiązki, mając oczywiście na uwadze wytyczne przełożonego. Można więc powiedzieć, że w rzeczywistości każdy w firmie, w mniejszym lub w większym stopniu, zarządza czasem pracy. Dlatego też tak ważne jest posiadanie wiedzy na temat tego, jak efektywnie planować wykonywanie obowiązków. Przydatne będą również podstawowe narzędzia, które w znaczny sposób ułatwią nam tworzenie grafików oraz ich ewentualne korygowanie.