Zarządzanie czasem w pracy - efektywne techniki

Coraz więcej osób jest zmuszonych, bądź z własnej woli decyduje się na pracę zdalną. Wykonywanie zadań z poziomu komputera czy smartfona w domowym zaciszu ma liczne zalety, jednak wiąże się również z niedogodnościami, z których nie każdy zdaje sobie sprawę, dopóki nie zostanie z nimi skonfrontowany. Przede wszystkim praca zdalna ściśle wiąże się z zarządzaniem czasem w pracy. Jak poradzić sobie z tym zagadnieniem oraz czy istnieją naprawdę skuteczne techniki organizacyjne, które pozwolą na szybszą, bardziej owocne i satysfakcjonujące działanie?

Mądre ustalanie priorytetów

Warto uświadomić sobie, że zbytni perfekcjonizm może okazać się złym doradcą. Będąc za bardzo skupionymi na szybkim i idealnym wykonaniu zadania, często presja i stres ograniczają nasze możliwości. Właśnie dlatego tak istotne jest mądre wyznaczanie priorytetów, a także odpuszczanie, jeśli jest to możliwe i nie wpływa na całokształt naszej pracy. Macierz Eisenhowera stanowi bardzo dobre narzędzie pozwalające nadać odpowiednie priorytety podejmowanym przez nas działaniom. Obejmuje on cztery kategorie zadań: ważne i pilne (zadania kryzysowe, które musimy wykonać możliwie jak najszybciej, ponieważ ich niezrealizowanie może rodzić negatywne konsekwencje); ważne, ale nie pilne (działania długoterminowe, na które powinniśmy poświęcić najwięcej czasu); pilne, ale nieważne (nieplanowane, dość błahe sprawy, które mogą zostać oddelegowane lub wyeliminowane); niepilne i nieważne (tak zwane pożeracze czasu, które powinniśmy bez wątpienia wyeliminować).

Stworzenie planu dnia/tygodnia/miesiąca

Zapisanie planów i zadań na nadchodzący czas bez wątpienia ułatwi sprawę i pomoże w zrealizowaniu postawionych sobie celów. Do takiego planowania mogą służyć aplikacje mobilne, a w przypadku osób, które wolą formę papierową - kalendarz książkowy. Pozwoli on w szybki i prosty sposób spisać wszystko to, co najważniejsze, rozrysować schematy działania, zanotować wszelkie niezbędne informacje. Doskonałym pomysłem na podniesienie efektywności działania pracowników, jest kalendarz z logo firmy. Kalendarz z logotypem na pewno umili tworzenie planów i wpłynie na organizację czasu pracy.

Wielozadaniowość nie zawsze się sprawdza

Bycie wielozadaniowcem ma wiele plusów, ale często sprawia, że stajemy się przebodźcowani. W tym miejscu należy cofnąć się do punktu mówiącego o priorytetach, a także unikania rozpraszaczy, które mogłyby oderwać nas od aktualnie wykonywanego działania na tyle, że trudno będzie nam do niego wrócić. Jeżeli nie potrzebujemy do pracy telefonu komórkowego, warto jest odłożyć go na bok i wyciszyć. Dobrym pomysłem jest także zrobienie porządku na biurku, tak, aby nie było na nim zbyt wielu przedmiotów, które mogłyby niepotrzebnie przyciągać naszą uwagę.

 Teraz Ty masz relaks

Odpoczynek jest równie ważny, jak praca i ściśle z nią powiązany. Mowa oczywiście o zdrowym odpoczynku, który pozwoli nam odprężyć się, ukoić nerwy, zregenerować siły, a co za tym idzie - pozytywnie wpłynąć na dalszą efektywną pracę.