Zarządzanie terminami - sztuka wykorzystywania kalendarza książkowego
Prokrastynacja to jedno z największych wyzwań naszych czasów. Nie dość, że przez nią tracimy czas, to jeszcze potęgujemy swój stres i - nie oszukujmy się - jesteśmy znacznie mniej efektywni. Jak sobie z nią poradzić wykorzystując... kalendarz książkowy? Czy istnieje coś takiego jak sztuka zarządzania terminami?
Zarządzanie czasem i terminami w praktyce
Załóżmy, że w ciągu naszego zawodowego dnia mamy do ogarnięcia kilka spotkań, dwa deadline'y, a także wszystkie pozostałe obowiązki zawodowe, w tym korespondencję, podróże itd. W takiej sytuacji tylko skuteczne zarządzanie terminami może pozwolić nam wywiązać się z wszystkich obowiązków zawodowych. Kalendarz może być w tym bardzo pomocny, gdyż:
ułatwi podział obowiązków,
przypisze zadania do określonej godziny,
ułatwi wprowadzanie notatek, konkluzji itd.,
pozwoli lepiej zarządzać czasem.
Warto również dodać, że użytkowanie kalendarza lub terminarza nie powinno być rozpatrywane wyłącznie z perspektywy faktów dokonanych. Wręcz przeciwnie - bardzo ważne jest, by mądrze korzystać z niego już na etapie planowania spotkań na kolejne dni.
Dlaczego efektywne zarządzanie terminami jest takie ważne?
Efektywność to najważniejsza zaleta skutecznego zarządzania terminami. Kalendarz dzienny lub tygodniowy ułatwi nam planowanie zadań i nakreślanie priorytetów. Jednocześnie możemy dzięki niemu zaplanować czas na inne, mniej istotne obowiązki zawodowe, które wykonuje się pomiędzy ważnymi spotkaniami.
Bardziej zrównoważone życie to kolejna zaleta korzystania z terminarzy i kalendarzy. Dzięki nim mniej się stresujemy, łatwiej nam przyswoić niezbędne informacje (np. treść dołączonych notatek), a co za tym idzie - poprawiamy komfort wykonywania pracy i dbamy o swoje zdrowie psychiczne. Właściwa organizacja zadań to klucz do sukcesu zawodowego.
Strategie zarządzania terminami - co warto o nich wiedzieć?
Najskuteczniejszą strategią umożliwiającą zarządzanie dostępnymi terminami jest umiejętność ustalenia priorytetów. Oznacza to, że nasz grafik wypełniamy tylko najważniejszymi zadaniami. Pomiędzy nimi (w czasie wolnym) możemy zaplanować mniej istotne zadania lub wizyty, lub zagospodarować czas wolny.
Wiele osób dzieli czas na określone odstępy, w trakcie których skupia się wyłącznie na określonych zadaniach. Można przewrotnie powiedzieć, że w zasadzie każdy producent kalendarzy i organizerów czasu pracy hołduje tej zasadzie. Dlaczego? Ponieważ dzielą one czas na godziny, dni, a także tygodnie, co umożliwia nie tylko właściwe zarządzanie poszczególnymi terminami, ale też planowanie i realizację (współdzielenie) projektów. O tym, jak jest to istotne w realizacji swoich zadań, świadczą życiorysy i wypowiedzi takich osób jak Elon Musk, Stephen Covey oraz Tim Ferris. Każdy z nich odniósł sukces dzięki właściwej organizacji czasu.
Reasumując, zarówno kalendarz tygodniowy, jak i dzienny to tylko proste, choć skądinąd funkcjonalne narzędzia. Od nas zależy, w jaki sposób wykorzystamy je w kontekście planowania naszego dnia oraz wszystkich projektów, jakie mamy do zrealizowania.
